ОПИС ПРОДУКТУ
Основне завдання налаштування взаємодії функцій і підрозділів полягає в тому, що б всі учасники процесів розуміли яка загальна мета діяльності компанії. А мета - це клієнт. А клієнт завжди за периметром компанії. І люди всередині підрозділів це частини одного процесу, результат якого НЕ всередині компанії, і всі послідовно працюють над створенням продукту, за який клієнт заплатить гроші.
Коли функцій багато і структура їх взаємодій складна, необхідно системно підходити до опрацювання кожної функції. Важливо визначити які функції є частиною основного бізнес-процесу, а які відносяться до процесів підтримучих або керуючих. Визначити, які функції виробляють продукт для внутрішнього ринку компанії (для роботи основного процесу), а які виробляють продукт для ринку зовнішнього (клієнтів компанії).
ПЛАН РОБОТИ
Для складання схеми функцій і їх взаємодії в компанії, кожну з ключових функцій ми представляємо у вигляді блоку або «чорного ящика», всередині якого відбуваються правильні і налаштовані процеси. Що б цей «чорний ящик» включився в роботу, у нього повинен бути механізм запуску на вході (запит від клієнта, замовлення або наряд від сусіднього підрозділу). На виході цієї функції повинен бути якийсь результат (бажано в цифрах). Зверху на наш «ящик» діють «вимоги і обмеження» - законодавство, сертифікація, закони природи, здоровий глузд. Знизу в нього надходять «ресурси» - час, люди, технології, матеріали та інше.
Для розуміння роботи функцій разом збираються їх представники. Також разом, що дуже важливо, вони пробують описати кожну з основних функцій компанії (скласти плани «чорних ящиків»). Це дозволяє побачити правила і принципи роботи, зрозуміти ресурси і обмеження ВСІХ суміжних підрозділів компанії. Уже тільки ця робота допомагає «навести мости». Співробітники суміжних підрозділів, розуміючи можливості і обмеження своїх колег, налаштовують коректно запити і видають необхідний результат на виході своїх функцій. Рівень нерозуміння і конфліктів помітно знижується навіть ще до формування будь-яких документів.
На наступному кроці роботи ми вже занурюємося всередину функції / нашого «чорного ящика». Там є три групи завдань для керівника:
- Управління процесом (зв'язок між тим, що на вході в наш «ящик» і результатом на виході)
- Люди, зайняті в процесі (підбір, навчання, розвиток, відповідність, нормування, продуктивність)
- Управління завданнями і основними показниками (Навички керівника в постановці завдань, контролю виконання, пошуку рішень. Це та управлінська робота, яка пов'язує процеси з людьми.)
Всю схему взаємодії підрозділів і функцій починаємо формувати з кінця. Першим ставимо підрозділ, яке стоїть найближче до клієнта. Воно формує і розміщує запити, які у них на вході а відповідно ці запити є результатом роботи попереднього підрозділу. Подібним чином, крок за кроком ми просуваємося до початку схеми.
У підсумку, коли все виписано у нас є ланцюг послідовностей, де видно всі зв'язки підрозділів, прописані інструменти і правила їх взаємодії, документи обліку результатів і форми запитів. В силу високої залученості співробітників в процес складання цієї схеми формуються правила поведінки і відносин між підрозділами. Знаходиться розуміння проблем, обмежень і принципів роботи всіх учасників процесів. Можливо формуються нові запити або визначаються нові результати роботи підрозділів, які виявилися важливими для сусідніх підрозділів. У керівників, що відповідають за взаємодію функцій з'являється поле завдань по формалізації бізнес-процесів, прописанню стандартів виконання операцій, регламентів, положень, зон відповідальності.
РЕЗУЛЬТАТИ
Коли всі процеси відбудовані, то проблеми з'являються і вирішуються найчастіше на рівні фахівців. І у керівників верхнього рівня вивільняється час, який витрачався раніше на рішення конфліктів і спірних ситуацій. І нарешті на перший план виступають їх реальні завдання-розвиток персоналу і підвищення ефективності процесів.
